Hoe maak je een effectief onboarding programma?

Over onboarding

Onboarding helpt nieuwe medewerkers snel effectief te zijn op de werkplek. Dit is positief voor de werknemer en de werkgever. Nieuwe werknemers moeten van alles leren. Het gaat daarbij niet alleen om kennis en vaardigheden maar ook over bedrijfscultuur en zaken zoals ‘hoe gaan we binnen dit bedrijf met elkaar om’.

Een onboardingsprogramma heeft veel voordelen, voor de korte en de lange termijn.

De meeste belangrijke kenmerken van onboardingtraining:

Vijf elementen zijn belangrijk in een onboardingsprogramma:

  1. Ervaring: zorg ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, zich kunnen identificeren met het bedrijf (doel, klanten, cultuur, waarden) zodat ze zich trots kunnen voelen om voor het bedrijf te werken.
  2. Kennis en informatie: Geef de nieuwe medewerkers de informatie die ze nodig hebben om snel succesvol te raken in hun nieuwe rol / positie.
  3. Vaardigheden: Geef de nieuwe medewerkers de mogelijkheid om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn voor de rol / positie.
  4. Tools: Laat zien welke tools (programma’s, software, processen) er gebruikt worden binnen de organisatie.
  5. Relaties: Help nieuwe medewerkers kennismaken met andere collega’s en relaties die van belang zijn om succesvol te zijn.

Naast deze vijf elementen van onboarding is het belangrijk om de juiste ‘kanalen’ te gebruiken om de nieuwe medewerkers te geven wat ze nodig hebben. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

  • Live evenementen. Deze hebben meestal de meeste impact wat betreft ervaring en relaties.
  • Een online platform waar iemand terecht kan voor allerlei informatie.
  • E-learning om essentiële kennis op te kunnen doen.
  • Checklisten, procesbeschrijvingen en andere hulpmiddelen.
  • Training om extra vaardigheden op te kunnen doen.
  • Instructies om specifieke programma’s snel te kunnen gebruiken.

Voor het maken van een onboarding programma kan je de volgende aNewSpring features gebruiken:

  • Evenementen
  • Blended learning
  • Adaptive learning
  • Social and mobile learning
  • MemoTrainer™  als herhalingstool
  • Condities om nieuwe activiteiten vrij te geven
  • Certificaten voor deelname
  • Inleveropdrachten
  • Videohosting
  • Catalogus om de cursussen aan te bieden
Onboarding learning journey

Waarom investeren in een onboardingsprogramma?

Starters die na het afronden van hun studie hun aan eerste baan beginnen ervaren het als een grote stap om in het bedrijfsleven te stappen. Het is vaak een grote verandering na het studentenleven. Maar ook professionals die wisselen van baan moeten zich aanpassen aan een nieuwe (werk)situatie. In beide gevallen helpt onboarding hierbij.

Bedrijven willen het liefst de ‘time to competency’ zo kort mogelijk maken zodat de nieuwe medewerker sneller kan bijdragen. Bovendien is dat voor de nieuwe medewerker zelf natuurlijk ook fijn.

Een goed onboardingsprogramma is dus zeker de moeite waard om een Pond, Dollar of Euro in te investeren.

Welke onderwerpen kan je toepassen in een onboardingsprogramma:

De historie en achtergrond van het bedrijf

  • Historie
  • Bedrijfscultuur
  • Bedrijfsfilosofie
  • Missie, visie, waarden
  • Doelen en richting
  • Logo, slogan, tagline
  • Raad van bestuur / management team
  • Financiële gegevens
  • Locaties
  • Bedrijfsstructuur
  • Producten en services
  • Klanten en markten
  • Concurrenten

Beleid en processen

  • Werktijden
  • Bedrijfsethiek
  • Veiligheid
  • Noodsituaties
  • Computer/internet/sociale media 
  • Reiskosten en parkeren
  • Human resources (evaluatiegesprekken, persoonlijke doelen en ambities, ontwikkelplan, etc.)
  • Training, ontwikkeling, coaching, mentoring

Waar vind ik…..?

  • de kantine 
  • de toiletten
  • mijn werkplek
  • kantoorbenodigdheden
  • bedrijfsmiddelen
  • de helpdesk

Hoe…..?

  • ga ik om met de telefoon / printer / etc. ?
  • word ik getraind?
  • word ik beoordeeld?
  • handel ik e-mail af?
  • bestel ik wat ik nodig heb voor mijn werk?
  • vraag ik vakantie aan?

Wie…..?

  • zit er in het management team?
  • kan mij helpen?
  • moet ik up to date houden?
  • verwacht wat van mij?

Wanneer….?

  • is er pauze / lunchpauze?
  • wordt het salaris uitbetaald?
  • is mijn evaluatiegesprek?
  • wordt een rapportage verwacht?
  • word ik op kantoor verwacht?

Wat….?

  • zijn de functie-eisen?
  • zijn de verwachtingen van mijn manager?
  • zijn de meest belangrijke processen en procedures?
  • zijn de regels over dress code, roken, ziekte, vakantie, reizen en declaraties?
“Being able to deliver and being highly engaged are two major factors for excellent performance. So, a good onboarding programme is worth any Pound, Dollar or Euro invested.”
Ger Driesen, Learning Innovation Leader, aNewSpring

Design tips voor onboarding programma’s

Het 7×7 model is erg handig om te bepalen welke elementen wanneer ingepland moeten worden in een onboarding programma. Het gaat er hierbij niet alleen om hoe de nieuwe medewerken kan ‘overleven’ in de nieuwe organisaties maar vooral over hoe je de nieuwe medewerkers de beste ervaring kan bieden in de eerste zeven seconden, zeven minuten, zeven uur, zeven dagen, zeven weken, zeven maanden en zeven kwartalen.

Combineer het 7×7 model met de eerder genoemde vijf elementen van onboarding om je onboardingsprogramma vorm te geven.

Click on the image for a large version

Gebruik het model voor de analyse en ontwerp. De daadwerkelijke implementatie van het onboardingsprogramma zal afhangen van verschillende factoren zoals het aantal nieuwe medewerkers, de locatie(s) en de beschikbaarheid van collega’s.

Meer weten over onboarding?
Patricia helpt je graag verder:
+31 (0)10 2447460
Stuur Patricia een email

Bekijk deze cases: